Hotel 4°

A chi si rivolge

Hotel 4° costituisce la soluzione gestionale funzionale e completa adatta a: strutture alberghiere, residences, resorts, attività turistiche e commerciali o a qualsiasi altra realtà che richieda un supporto affidabile alla propria attività organizzativa. Hotel 4° può essere configurato a seconda delle esigenze della struttura e consente di operare in modalità hotel singolo o multi-property; è rapido da apprendere e facile da utilizzare grazie all’intuitivo front end ericsoft.

Il software prevede l’inserimento di prenotazioni da diversi punti del sistema, in funzione della modalità operativa scelta dalla struttura, ed è pensato per gestire qualsiasi prentazione:

• Prenotazioni dirette al call center della struttura; 

• Prenotazioni provenienti dai portali IDS (Internet Distribution System); 

• Prenotazioni effettuate dal sito della struttura, ma anche prenotazioni di gruppo e di ospiti di passaggio.

Gestione prenotazioni 

​Visualizzazioni chiare, con differenti moduli grafici, consultabili contemporaneamente, rendono immediata la verifica delle disponibilità della struttura:

• Planning Camere: il planning di periodo rappresenta uno strumento interattivo ed altamente personalizzabile. Disponibile per gruppo risorsa, consente tutte le operazioni di gestione della scheda di prenotazione e la consultazione di soggiorni passati, attuali e futuri;

• Disponibilità giornaliera: strumento per la visualizzazione della situazione delle risorse disponibili per un giorno scelto, da cui può avvenire l’inserimento di prenotazioni;

• Occupazione di Periodo: offre, all’interno di un’unica videata, il dettaglio delle camere vendute e residue dell’hotel per il periodo.

• Situazione risorse: oltre alla gestione dello stato di pulizia delle singole risorse, propone proiezioni della giornata lavorativa in termini di disponibilità minima, massima occupazione e ammontare delle entrate (arrivi, partenze, prenotazioni rifiutate e molto altro);

• Quadro giornaliero: prospetto della situazione dell’intero piano camere, con indicazione dei dati dell’occupante, o dell’ospite, in arrivo o in partenza e dello stato di pulizia della risorsa;

• Gestione clienti: strumento avanzato di ricerca, fondamentale per l’individuazione rapida di una scheda di prenotazione grazie all’ausilio di numerosi parametri di selezione.

Schede clienti

Ogni scheda di prenotazione, di clienti individuali o gruppi:

• Può essere creata specificando fin da subito il numero di risorsa oppure destinando l’assegnazione ad un momento successivo: quando richiesto, hotel 4° la assocerà automaticamente ad una risorsa disponibile sulla base delle preferenze specificate dal cliente;

• Può essere inserita valutando la migliore tariffa disponibile e considerando attentamente le preferenze espresse;

• Può fornire immediatamente numerose informazioni utili: fascia di mercato, canale di vendita ed origine della prenotazione, permettendo di valutare l’andamento della richiesta e dell’indice di profitto secondo la ripartizione della clientela;

• Permette di visionare la situazione dettagliata di acconti, documenti a sospeso, conti in parcheggio, movimenti di cassa, nonché nozioni relative alla movimentazione fiscale predefinita (intestazione, tipo di documento, tipo di pagamento);

• Consente, la pianificazione in anticipo di addebiti, anche in ricorrenza, da attribuire a date prescelte comprese nel periodo di soggiorno, o, al contrario, permette la completa inibizione della possibilità di addebito di prodotti extra sulla prenotazione;

• Contiene il dettaglio della retta utilizzata dal cliente, le regole di deposito, cancellazione e partenza anticipata ad essa collegate e l’eventuale ammontare di sconto da applicare al solo arrangiamento;

• Consente l’immediata elaborazione in lingua della conferma di avvenuta prenotazione contenente tutti gli elementi identificativi della scheda cliente (periodo, tariffe, ospiti …).

Booking Engine

Il Booking Engine è la soluzione per dotare il sito internet dell’hotel di un efficace sistema di prenotazioni online. Il cliente una volta collegato si collega alla pagina web dell’albergo, cliccando sull’apposito link potrà verificare la disponibilità di risorse e prezzi, compilare la prenotazione o effettuare una richiesta di preventivo. La struttura potrà elaborare innumerevoli proposte, offerte speciali, pacchetti, last minute ed inviare i dati sulla disponibilità da suite 4°.
Le prenotazioni ricevute verranno visualizzate direttamente all’interno del software: attraverso una gestione perfettamente integrata, queste si affiancheranno automaticamente alle prenotazioni provenienti dai canali tradizionali (email, fax, telefono).

Channel manager

E’ lo strumento che offre la possibilità di gestire con un’unica azione disponibilità e prezzi dell’hotel sui numerosi motori di ricerca booking presenti online risparmiando tempo, costi di gestione ed evitando rischi di errore.

E’ possibile applicare strategie di vendita in linea con quelle del gestionale, in modo da rispettare sempre e comunque i propri piani commerciali; intervenire con lo stop sale in ogni momento, per risorsa o per retta e aggiornare la disponibilità su tutti i canali distributivi nel momento in cui una prenotazione viene registrata. Tutto questo con una sorprendente facilità di utilizzo ed esposizione simultanea dei dati in tempo reale grazie ad una comunicazione XML a due vie.

Contratti ed allotments

Ericsoft ha sviluppato un apposito strumento dedicato alla definizione, gestione e controllo di un numero illimitato di contratti con clienti business (Tour Operator, aziende o altre imprese con cui la struttura intrattiene rapporti commerciali). La disponibilità e la situazione del venduto, per ogni contratto che preveda un allotment, sono sempre visualizzabili e modificabili.

In caso di allotment, o extra allotment, l’oggetto del contratto è rappresentato da una parte di risorse che la struttura consente di affidare, per un certo periodo di tempo, al cliente business. Questo accade sia per risorse specifiche sia per gruppi generici di risorse di cui è nota solo la tipologia; ogni agenzia (o prenotante e \ o agente in genere) può sottoscrivere infiniti contratti differenziati per periodi di validità, gruppi risorsa, termini di rilascio o tariffe applicate.

Suite 4° prevede anche la creazione di ulteriori tipologie di contratti, con cui la struttura accorda all’agente e\o prenotante: un ammontare specifico di commissioni da corrispondere (derivanti da un soggiorno o dalla fruizione di particolari servizi o trattamenti); una determinata modalità di emissione conto (half credit, full credit ecc.); una particolare retta, o categorie di rette, e policies specifiche (deposito richiesto o valore delle penali previste). 

Gli automatismi del programma si attivano all’atto dell’inserimento prenotazione, nel caso in cui il prenotante possieda uno o più contratti diallotment con parametri che corrispondono con quelli della prenotazione in via di definizione. In ogni momento, grazie a stampe dedicate proposte da ericsoft, è possibile ottenere tutte le informazioni e statistiche utili al controllo di tali procedure.

Pricing e Yield Management

Hotel 4° è stato interamente sviluppato in funzione del revenue management. Il software propone un sistema di gestione tariffaria completo ed accurato, offrendo la possibilità pressoché illimitata di creare rette che rispondano perfettamente alle condizioni di occupazione dell’azienda e che, soprattutto, si basino su singoli segmenti di clientela piuttosto che su mercati di massa.
E’ infatti possibile:

• Creare vincoli di vendita su disponibilità e tariffe (Minimum lenght of stay, Early booking), limitazione di arrivo e partenza a specifici giorni della settimana; vendita di particolari tariffe condizionata ad alcune tipologie di camere, in base al numero di volte con cui una tipologia è stata venduta sino a quel momento o secondo l’indice di occupazione dell’intera struttura);

• Elaborare rette con tariffe giornaliere o come pacchetti di più giorni, per gestire con precisione eventuali formule speciali; a risorsa o persona, con possibilità di specificare il modo in cui il prezzo varia in base al numero e al tipo di persone prenotate;

• Creare prezzi che entrano in funzione in base alla lunghezza del soggiorno o in particolari giorni della settimana; creazione di stagionalità o tariffe ripetute in periodi diversi dell’anno (Derivabili);

• Applicare di strategie di sovraprenotazione (Overbooking ) per incrementare l’indice di RevPar (Revenue per available room, ricavo per stanza disponibile) con cui si identifica il reddito ed il potenziale della propria attività;

• Configurare di rette riservate ad anagrafiche specifiche ( in modo da automatizzare il processo di prenotazione e dare più flessibilità alle ditte) e di tariffe destinate all’uso interno per i propri collaboratori.

Depositi, cancellazioni e partenze anticipate

Grazie alla definizione di policies specifiche è possibile definire le eventuali penali alle quali il cliente andrà incontro in caso di cancellazione tardiva della prenotazione, mancato arrivo, partenza anticipata rispetto alla data prevista, nonchè i termini dell’invio di un deposito a conferma della prenotazione. Hotel 4° offre la possibilità di:

• Creare un numero illimitato di cancellation policies e deposit policies legate al numero di notti, alla durata del soggiorno o secondo un valore fisso, in % o in valuta;

• Ricevere dei pagamenti tramite Bank transfer, grazie all’interfacciamento di Hotel 4° con i più diffusi provider di pagamento elettronico (Paypal, KeyClient, XPay, B2CPay, Numera, ecc);

• Possibilità illimitata di creare penali per le partenze anticipate in base al numero di giorni con cui si anticipa la partenza o secondo un importo fisso, in % o in valuta;

• Possibilità di definire n periodi dell’anno con politiche diverse; definire policies specifiche per singole rette e di associare una politica ad un gruppo risorsa e \ o ad un particolare tipo scheda (opzionata, confermata ecc).

• Mundesia per te percaktuar shume periudha te vitit me politika te ndryshme; te percaktoni politikat specifike per tarifat individuale dhe ta lidhni nje politike per grupet e dhomave dhe \ ose nje tipi te vecante skede (opsionale, te konfirmuara, etj).

Checkin e gestione clienti

Gli ospiti in arrivo e in – house vengono attentamente seguiti utilizzando le numerose funzionalità di front office proposte dal software. Qualora all’interno della struttura sia attivo il sistema di pagamento elettronico, si possono programmare ed associare le chip card ai corrispondenti conti. Se il programma è interfacciato con un sistema di controllo accessi avviene la comunicazione per l’abilitazione della tessera di ingresso. In questa fase avviene l’attivazione di altri sistemi automatizzati della risorsa, come centralino telefonico e Pay tv, con i quali avviene l’addebito automatico dei servizi di cui ha usufruito il cliente. Il modulo centralino, in particolare, in modalità attiva, offre la possibilità ulteriore di impostare sveglie e di interagire con le governanti circa lo stato di pulizia della risorsa.

E’ previsto l’invio telematico delle schedine di notifica in totale sicurezza alle autorità di Pubblica sicurezza, mediante i web server della Polizia di Stato. E’ possibile elaborare il tabulato delle presenze Istat (Tavola A e modelli C59/C60) su carta, a video o all’interno di file dedicati, secondo i requisiti forniti dagli organi di controllo dedicati. Con Hotel 4° l’adempimento giornaliero obbligatorio per legge può essere gestito rapidamente anche da personale non specializzato.

Addebiti

Le modalità per l’addebito di prodotti extra previste dal programma sono molteplici, ciascuna funzionale alla metodologia o al tipo di lavoro svolto. L’inserimento può avvenire attraverso:

• Schermate studiate appositamente per eseguire in modo intuitivo e veloce l’inserimento di addebiti con un solo click. Sono previste tutte le operazioni di cancellazione, modifica, rettifica, splitting o trasferimento di addebiti anche tra risorse appartenenti a gruppi diversi. Le videate di addebito possono essere richiamate immediatamente in molteplici contesti operativi, sia dalla scheda di prenotazione che direttamente in fase di check-out (addebiti last-minute);

• Pianificazione di addebiti ricorrenti, anche in anticipo su prenotazioni di clienti non ancora presenti, da attribuire a date prescelte comprese nel periodo di soggiorno; 

• Addebito automatico da parte del sistema di quei prodotti di arrangiamento e \ o accessori accordati con l’acquisto della retta applicata ( ingresso terme, massaggio tradizionale ecc);

• Pagamento elettronico: è possibile introdurre l’utilizzo di chip card o badge transponder, a debito o a credito, che il cliente potrà utilizzare all’interno della struttura.

Creazione schede, organizzazione dei contatti ed utilizzo dei dati

Grazie al suo database centralizzato, Hotel 4° è in grado di definire i profili dei singoli clienti sulla base delle richieste avanzate e degli acquisti effettuati durante i loro soggiorni. E’ prevista la gestione di schede anagrafiche per clienti, fornitori, produttori e utenti del sistema: suddivisione in mastri anagrafici; memorizzazione dei dati generali per il contatto, di quelli personali e dei documenti delle persone fisiche; memorizzazione delle informazioni relative alla movimentazione fiscale, quali predefinizione del documento di emissione, intestazione, tipo di pagamento, aliquota iva; definizione di un limite massimo di sospeso possibile; memorizzazione dei dati del conto corrente bancario e della carta di credito utilizzata; definizione del listino e della percentuale massima di sconto possibile; configurazione delle preferenze espresse dal cliente (particolari caratteristiche della risorsa, interessi).

E’ possibile inserire, modificare o visionare schede anagrafiche da un menù dedicato, salvarne di nuove alla creazione di prenotazioni o inserimento di schedine di Ps, permettendo l’aggiornamento dei dati anagrafici ogni volta che un’anagrafica già presente in archivio venga riutilizzata.

Conti clienti e modalità di emissione conto

La stampa del conto è preceduta da una visualizzazione in anteprima, se voluta, che consente di aggiungere rapidamente eventuali addebiti non ancora inseriti o distribuirli su altri conti, selezionare il tipo di documento che il cliente desidera e verificare la correttezza dei dati fin’ora inseriti. Dopo l’anteprima è possibile scegliere le modalità di pagamento, inserire l’intestazione del documento, applicare sconti o maggiorazioni ed effettuare conversioni in valuta estera prima di procedere alla stampa. E’ previsto inoltre:

• L’utilizzo di tutti i tipi di documenti fiscali: Fatture, Ricevute fiscali, Note di Credito, Ricevute di acconto, Scontrini fiscali (per le attività che lo richiedono) e Scontrini fiscali parlanti (con indicazione di codice fiscale o partita iva del cliente). Calcolo dei corrispettivi secondo le normative vigenti;

• L’ emissione di documenti immediati, per clienti passanti o che utilizzano i servizi della struttura senza pernottamento;

• La creazione di documenti temporanei (bozze) modificabili sino al momento della stampa definitiva;

• L’emissione del conto secondo modalità programmate e personalizzate (Half Credit, Full Credit, documento separato per generi di monopolio, ecc) che rendono possibile: la stampa del documento all’uscita del cliente o la creazione di conti in parcheggio in vista del documento riepilogativo finale; l’emissione contemporanea di più documenti, ciascuno con caratteristiche diverse, intestati rispettivamente a prenotato, prenotante, agente o ad un nominativo specifico; la scelta delle informazioni contenute in ciascun documento.

• La gestione del conto separato in due diverse modalità per le operazioni effettuate da Touchscreen:

  • Conto diviso in parti uguali. Possibilità di selezione del numero di documenti da emettere, del tipo di documento e del tipo di pagamento.

  • Rapida selezione dei singoli prodotti per l’emissione del conto. E’ possibile emettere uno o più conti separati in tempi diversi.

Ricerca e gestione dei documenti emessi

• Sono fornite tutte le funzionalità di ricerca e gestione dei documenti emessi con l’ausilio di efficaci filtri di selezione, attraverso i quali visualizzare ed eventualmente modificare o annullare pagamenti, incassi o interi documenti errati;

• La gestione dei sospesi consente di visualizzarne la situazione periodica e complessiva, oppure di analizzare il dettaglio per singola anagrafica (includendo anche eventuali partite già saldate), nonché l’emissione e la gestione di fatture riepilogative di più ricevute fiscali emesse a sospeso per la stessa Ditta o Agenzia;

• La gestione acconti consente di fatturare anticipi di denaro collegandoli all’anagrafica del pagante oppure alla sua scheda di prenotazione cosicché, in fase di check out, venga automaticamente riepilogato e l’importo sottratto dal totale del documento fiscale di fine soggiorno. Un acconto, ad esempio inviato da una agenzia, può essere scomposto in parti più piccole per essere utilizzato in diverse occasioni o per prenotazioni diverse.

Controllo ed analisi dei dati di gestione

Numerose e dettagliate sono le stampe create e studiate da ericsoft per le sezioni front office e back office delle strutture: il programma offre oltre 300 report standard per soddisfare alla perfezione qualsiasi esigenza.
Tutti i report risultano completamente personalizzabili, grazie allo strumento di reportistica integrato ericsoft Report, esportabili in verso i più diffusi applicativi di office automation, associabili a singoli operatori ed automatizzabili in fase di chiusura contabile.
Dalle liste del venduto giornaliero al dettaglio dei documenti emessi (corrispettivi, pagamenti, movimenti cassa, riepilogati, sospesi, ecc.); dalle stampe per il monitoraggio di no show, waitlist ed opzioni scadute a quelle per il controllo dell’orario dei dipendenti, Hotel 4° favorisce e facilita l’osservazione costante della propria attività in ogni singolo aspetto.

Gestione password operatori e procedure di backup

• Configurazione di operatori ai quali abbinare permessi specifici ed abilitare configurazioni, visualizzazioni di menù e stampe;

• E’ possibile differenziare l’aspetto grafico e funzionale di ogni singola postazione per singolo operatore: l’accesso in configurazione esclusiva per le mansioni dell’operatore consente un alto grado di sicurezza ed una maggiore rapidità di utilizzo;

• Utilizzo di strumenti di riconoscimento quali chip-card, transponder, impronta digitale;

• Controllo e memorizzazione di tutte le operazioni effettuate, tramite visualizzazioni immediate e stampe periodiche dettagliate;

• Possibilità di richiedere motivazione, limitare o inibire la modifica degli addebiti già inseriti, l’applicazione di sconti, cancellazioni di schedine e schede di prenotazione, emissione dei documenti fiscali in relazione ai permessi assegnati al gruppo di operatori;

• Salvaguardia del lavoro svolto attraverso procedure automatiche di backup: è possibile ottenere la creazione di un backup ad ogni fine giornata oppure avviare manualmente la procedura in qualsiasi momento.

Chiusura giornaliera

A fine giornata, quando tutte le operazioni sono state completate, è possibile procedere con l’azione di chiusura contabile: in questo modo il programma offrirà la visualizzazione riepilogativa dei movimenti effettuati durante la giornata, con la possibilità di selezione specifica per singola postazione o per singolo utente.

• Dalla videata di chiusura è possibile stampare alcuni utili tabulati in cui sono riassunti in modo dettagliato gli esiti dell’attività del giorno, quali: documenti emessi; visione totale e parziale dei prodotti addebitati, cancellati e rettificati; situazione dei sospesi, riepilogati o incassati; pagamenti ricevuti e movimenti di cassa avvenuti; rette applicate e commissioni accumulate o corrisposte;

• E’ altresì possibile definire quali liste debbano essere stampate in automatico nel momento in cui si lancia l’elaborazione della chiusura, in modo da velocizzare le operazioni di consultazione e controllo della giornata.

Controllo accessi e TV interattiva

Hotel 4° fornisce efficaci strumenti che consentono l’interfacciamento con i più diffusi sistemi di building automation, sia per quanto riguarda il controllo degli accessi (per la programmazione di tessere o badge magnetici che fungono da chiave per l’ingresso in camera o in quelle aree della struttura a cui il cliente può accedere), che la gestione di Interactive TV (per l’addebito diretto sul conto del cliente del costo dei servizi di Pay-TV fruiti).

Attraverso un’unica operazione di check-in, effettuata esclusivamente sui programmi ericsoft, verrà attivata la gestione del cliente anche sul programma esterno, senza perdite di tempo nella duplicazione dei dati.

Centralino telefonico

Questo modulo offre la possibilità di gestire ed importare all’interno del software tutte le telefonate avvenute attraverso il centralino in uso, addebitando automaticamente sul conto dei clienti le chiamate da essi effettuate; in questo modo è anche possibile controllare e consultare le telefonate eseguite dai singoli interni in un determinato periodo.
In caso di interfacciamento con centralini in modalità attiva il modulo offre, inoltre, numerose funzionalità aggiuntive, come: la possibilità di eseguire l’attivazione del telefono direttamente al check-in del cliente e la disattivazione al check-out ; l’impostazione delle sveglie durante il periodo di soggiorno e l’interazione con le governanti circa lo stato di pulizia della risorsa.

Caratteristiche

• Software gestionale a multiple basi di dati (SQL Server – SQL Express – MSDE)

• SDK disponibile a sviluppatori esterni per verticalizzazioni avanzate

• Implementazione reportistica proprietaria

Requisiti minimi di sistema

• Sistema Operativo Windows Vista SP1, Windows 7, Windows Server 2003 SP2, Windows Server 2008, Windows Server 2008 R2, Windows 8, Windows 8.1, Windows Server 2012, Windows 10.

• CPU Intel Core i3 o superiore

• 2 GB di RAM per i client (4 GB con Windows Vista/7)

• 8 GB di RAM per il server